一、凡查借阅档案者，均应按学校档案管理办法填写《档案文件查借阅登记簿》或《档案查借阅利用审批表》。

二、学校各部门因工作需要查借阅本部门档案，需履行借阅登记手续，涉及其它立卷部门归档的材料借阅，须经立卷部门负责人和档案管理部门负责人批准。

三、外单位查借阅档案者，须持有单位介绍信和个人身份证明，并经学校主管校领导批准后，方可提供查借阅。

四、涉及学校党委、校长办公会议记录、纪要的查借阅，须经党委书记、校长批准；涉及财务档案或基建档案的查阅，须由立卷部门委派专（兼）职档案员到综合档案室库房调阅相关档案，财务档案和基建档案一般不外借，如因特殊情况确需外借时，须经立卷部门分管领导和校长签字同意。

五、借阅者未经允许不准摘抄、复制档案。确需摘抄、复制档案者，须经档案管理部门或有关立卷部门负责人批准，重要档案须经学校主要领导批准。

六、档案借阅者要爱护档案，严禁涂改、圈划、抽换、批注污损、折皱等，如发现上述问题，档案管理人员应及时制止并上报，追究当事人责任。

七、借阅档案期限一般不超过一周，基建档案和财务档案最长不超过两周，到期后仍需利用的，应重新办理借阅手续。退还档案时，档案管理人员应当面核点，确认无误后方可注销登记，如发现有缺页、缺卷、遗失等现象，应立即追查处理。

八、凡外出工作和调离学校的人员，外出和调离前须归还所借档案，否则不予办理有关手续。