一、学校各部门在教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料，必须按规定向综合档案室移交，集中管理，任何部门或个人不得以任何理由拒交或据为己有。

二、立卷部门文件材料的立卷，均由各部门兼职档案员负责组卷（件）、移交，综合档案室负责指导立卷、接收工作。

三、各立卷部门移交材料的范围按学校《部门文件材料归档范围和保管期限表》执行，移交的文件材料包括纸质件和电子件。

四、各立卷部门年度工作中形成的文书材料（党政类）应在次年6月底前移交，教学类在次年9月底前移交，基建类、科研类应在项目完成后2个月内移交，财务类由财务处保管2年后移交。

五、立卷部门向综合档案室移交归档材料时，交接双方当面检查，档案管理人员应对归档材料严格检查验收，对于不符合归档要求的材料，由综合档案室责令限期改正，立卷部门改正后才能移交。

六、移交文件材料时，双方必须履行交接手续，填写《档案移交清册》，交接双方签字，并各执一份存查。

七、档案管理人员工作变动，必须与接收人共同清点库内档案及财产等，办理移交手续，在移交清单上确认签字，移交完成后方可办理离岗手续。