一、学校各二级学院及各部门等实体单位，均为立卷部门。

二、坚持部门立卷归档制度，各部门专（兼）职档案员应严格按照学院《文件材料归档范围和保管期限表》执行本部门文件材料收集工作，并遵循纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对本部门文件材料系统整理，分类组卷（件）。

三、各种文件材料立卷归档时间除有特殊规定外，一般都要在翌年六月底前立卷归档完毕。

四、确保档案齐全、完整，并保持立卷归档的文件材料之间的有机联系。

五、保证立卷归档的质量：归档材料原则上要求必须是原件，包括纸质、电子、照片、声像等各种载体形式。归档材料要求齐全完整、组卷合理、装订规范、编号准确、字迹美观。纸质文字材料不得有涂改痕迹，页面应保留25mm边距，以便于装订，文字工整清晰，严禁用圆珠笔、红笔、铅笔等不耐久笔书写等，符合国家档案行业标准。