学院档案管理办法


第一章    

第一条  为加强学院档案管理工作,统一规范学院档案收集、整理工作,有效保护和利用档案,提高档案信息化建设水平,充分发挥档案在教学、科研和党政管理等各项工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》、《高等学校档案管理办法》(教育部国家档案局令第27号)等,结合本院实际,制定本办法。

第二条  本办法所称档案,是指学院在教学、科研、党政管理、基本建设及其他与学校相关的活动中直接形成的、对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的原始记录及有价值的实物。

第三条  学院档案工作是学院建设的重要基础工作之一,也是衡量学院教育质量和管理水平的一个重要标志。学院将档案工作纳入整体发展规划,促进档案信息化建设与学院其他工作同步发展,并在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。

第四条  学院严格实行部门立卷归档制度。档案工作要做到“三纳入”(纳入学院规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围)、“四同步”(在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作)。

第五条  学院各部门在工作活动中形成的各种门类、不同载体的档案,均由学院综合档案室集中统一管理,以确保档案完整、准确、系统和安全,便于档案信息资源的开发利用,实现资源共享。

第六条  学院各部门及个人均应遵守《中华人民共和国档案法》和本办法的规定,依法行使与档案事务有关的权利,履行应尽的义务。


第二章  管理体制与岗位职责

第七条  学院档案工作实行统一领导、分级管理的原则。学院综合档案室隶属学院党政办公室,负责全院档案的综合管理。

第八条  学院根据实际需要设立档案分室。学生处设学生档案分室,组织人事处设人事档案分室,业务上接上级业务主管部门和学院综合档案室的双重指导和监督。

第九条  学院各职能部门的档案工作由各立卷部门的分管领导负责,并配备一名专(兼)职档案员,负责本部门的档案收集、整理、保管和移交工作。

第十条  学院综合档案室的主要职责:

1.贯彻执行党和国家关于档案工作的政策法规,规划全院的档案工作;

2.制订学院档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

3.负责对全院档案工作的业务指导,并做好监督、检查执行情况;

4.负责全院档案的接收(征集)、整理、鉴定、分类、保管和统计等工作;

5.开展档案的开发和利用工作。编制检索工具、编辑档案参考资料,积极开发档案信息资源,主动为学院的教学、科研、党政管理及各项工作服务;

6.组织实施档案信息化建设和电子文件归档、电子档案备份、安全工作;

7.定期组织学院兼职档案工作人员的业务培训;

8.积极开展档案宣传及普法教育等工作;

9.为学院学术研究和各级交流活动提供档案协助;

10.严守党和国家的保密制度,确保学院档案实体安全;

第十一条  学院档案工作人员应具备一定的档案专业知识和现代化管理技能,必须认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,严守机密,刻苦钻研理论与业务。


第三章  档案管理

第十二条  学院档案收集工作遵循“谁形成、谁收集、谁归档”,即“谁产生、谁负责”的原则。各立卷部门的文件材料积累、立卷,均由各职能部门兼职档案员负责组卷、移交。院综合档案室按立卷部门接收档案。

第十三条  学院档案材料分为党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版物、外事、财会、声像、实物、产品12大类,各类文件材料的收集范围按《湖南财经工业职业技术学院文件材料归档范围和保管期限表》执行。

第十四条  学院档案工作实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档,电子档案与传统载体档案具有同等效力,可以以电子形式作为凭证使用。

第十五条  学院综合档案室根据《高等学校档案实体分类法》对库藏档案进行分类、编号、排列上架、编制检索工具。根据档案的保密程度,确定不同的利用范围,建立档案借阅和审批制度,并做好档案的利用登记。

第十六条  学院综合档案室应当采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应及时修复、复制,对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

第十七条   文件材料的移交与接收

1. 学院各部门在教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料,必须按规定向学院综合档案室移交,集中管理,任何部门或个人不得以任何理由拒交或据为己有。

2. 学院实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。由各部门兼职档案员按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对本部门文件材料系统整理组件(卷),并造好移交清册,向综合档案室移交,学院综合档案室应组织指导立卷工作。

3.归档的文件材料不得随意涂改,需补充有关材料时,须由有关部门负责人签署意见,报分管院领导审核后交学院综合档案室归档。

4. 奖杯奖牌、印章、奖状等实物档案的移交,如因特殊原因确需放置系部成果陈列室或本部门自行保管,应将本部门实物造册,以电子文档方式(奖牌奖杯拍照、奖状提供扫描件)移交至综合档案室。

5.立卷部门向综合档案室移交档案时,双方必须对归档材料严格检查验收,是否符合质量标准和规范,如有问题,综合档案室要提出具体的改正意见,立卷部门改正后才能移交档案。

6.移交档案时,必须履行交接手续,填写《档案移交清册》,交接双方签字,并各执一份存查。

7.综合档案室接收档案时,要按档案清册逐卷清点核查无误后,方才接收整理,凡不按期移交档案或移交不合格的,经档案员指出拒不改正的,均按有关规定进行处理。

第十八条  归档要求和归档时间

1.归档的文件材料原则上要求必须是原件,包括纸质、电子、照片、声像等各种载体形式。归档的文件材料应齐全完整、区分保存价值、划定密级,分类组卷,文字材料不得有涂改痕迹,页面应保留25mm边距,以便于装订,文字工整清晰,严禁用圆珠笔、红笔、铅笔等不耐久笔书写等,符合国家档案行业标准。

2.电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子文件归档与电子档案管理规范》以及《电子公文归档管理暂行办法》执行。

3.学院档案归档要求即时归档。各部门在工作办结或形成归档材料后应及时归档,需按自然年度归档的文件材料应于当年12月31日前完成归档。教学类档案应于当年9月底前归档;科研类档案应在项目完成后两个月内归档,暂不申报或中断、停止的研究课题在课题结束或中断、停止后两个月内归档;基建类档案应在项目验收后两个月内归档;仪器设备类档案应在开箱验收后两个月内归档;财会类档案应在财务处保管2年后移交学院综合档案室保管。

第十九条 学院综合档案室要建立各门类档案统计台账,如实反映学院档案管理情况,上报各种档案统计报表时,不得虚报和伪造。

第二十条  单位撤销、合并及有关人员调动时,必须办理档案和文件材料的交接手续,不得私自带走或销毁档案。

第二十一条  学院综合档案室按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)确定学院档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值需要销毁的档案,经学院档案鉴定小组鉴定并登记造册报主管领导批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十二条 档案信息是学院管理信息的重要组成部分。学院综合档案室是学院档案信息化、数字化建设的主要部门,要建设并不断改进、完善档案信息管理系统,以实现学院档案信息资源共享,并将档案信息化建设纳入学院信息化建设总体发展规划。

第二十三条  学院档案库房应基本符合国家档案局、建设部发布的《档案馆库房建筑设计规范》,非档案管理人员不得进入库房,档案管理人员应定期做好库房清洁卫生和“九防”措施,确保档案的安全保管。


第四章  档案利用与开发

第二十四条  凡利用档案者,均应按规定填写《档案文件查借阅登记簿》或《档案查借阅利用审批表》。

第二十五条  本院教职员工因工作需要查阅其他部门档案材料,须经立卷部门负责人和党政办主任批准。外单位查阅档案者,须持有单位介绍信和个人身份证明,并经学院主管院领导批准后,方可提供利用。

第二十六条  凡属下列情况之一的,须经立卷部门分管领导或主管院领导批准后,方可提供利用。

1.涉及学院内部秘密的。上级针对本院下发的秘密文件、学院党委、院务会议记录、纪要等的查阅,必须履行严格的领导审批手续,须经学院党委书记或院长批准后,仅限于在阅文室内利用,不允许复制、拍照等,不得外借。利用者必须维护档案机密的安全,不得扩散内部档案机密,档案员不得擅自携带涉密档案外出。

2.立卷部门限制利用或不宜公开的。会计档案或基建档案的查阅,须经立卷部门分管领导批准,并由立卷部门委派专(兼)职档案员到综合档案室库房调阅相关档案。会计档案和基建档案一般不外借,如因特殊情况确需外借时,须经立卷部门分管领导和院长签字同意。

第二十七条  借阅档案期限一般不超过一周,基建档案和财务档案最长不超过两周,到期后仍需利用的,应向档案管理员说明情况,重新办理借阅手续。归还档案时,档案管理人员应当面核点,确认无误后方可注销登记,如发现有缺页、遗失等现象,应立即追查处理。

第二十八条  积极主动做好学院档案信息资源开发利用工作。参与校内外编史修志工作,编写重要参考资料,包括学院全宗介绍、组织机构沿革、大事记、荣誉汇编、发文汇编、档案规章制度汇编等。

第二十九条  未经学院授权,其他任何组织或者个人无权公布学院档案。

属下列情况之一者,不对外公布:

1.涉及国家和单位秘密的;

2.涉及专利或者技术秘密的;

3.涉及个人隐私的;

4.档案形成部门规定限制利用的。


第五章  考核、奖励与处罚

第三十条  建立健全档案工作年度考核制度,将档案工作纳入部门年度考核范围。考核工作由党政办公室协同评建督导处和业务部门进行。

第三十一条  学院对在档案工作中做出下列贡献的单位和个人,给予表彰与奖励:

1.在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

2.在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

3.在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

4.将重要的或者珍贵的档案捐赠给学院档案机构的;

5.同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

第三十二条  根据《中华人民共和国档案法》和《湖南省档案行政处罚裁量权基准》的有关条款,有下列行为之一的,应依法受到行政处分或追究刑事责任。

1.玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

2.违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

3.涂改、伪造档案的;

4.擅自出卖、赠送、交换档案的;

5.不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

6.其他违反档案法律法规的行为。


第六章    

第三十三条  本办法由党政办公室负责解释。

 第三十四条  新办法自下发之日起施行,原办法即行废止。

 


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