一、编制目的
为促进学院档案工作的发展和管理现代化的需要，统一全院的档案实体分类，实现学院档案业务建设的标准化和规范化，充分发挥档案信息资源在教学、科研、党政管理等各项工作中的作用，根据《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局第27号令）、《高等学校档案实体分类法》（教办[1993]429号）、《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015），结合学院实际，制定本办法，本办法适用于学院档案分类、编号、排架和检索管理等。
二、编制原则
本办法的编制，引入系统论的观点和现代化管理的方法，把学校档案工作的历史、现状和发展前景结合起来，充分体现思想性、科学性、适用性。按照学院档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为整体归于相同类别，确定统一的实体分类体系，类目设置具有相对的稳定性。类目排列和档号结构，严格按从总到分，从一般到具体原则划分，做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致，下位类目的外延之和等于上位类目的外延，同位类目之间界限清楚，不相互交叉和包容。
三、一级类目的划分与标识
一级类目是我院档案实体分类的最高层位，根据高校档案产生的领域范畴, 结合档案记述的内容性质，我院档案划分为十一个大类。
一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音第一个字母，如：“DQ”即“Dang Qun”（党群）的简称。
一级类目的名称、标识符号及相应的主要内容见表一。
表一：
序号 |
类目名称 |
标识 |
主要内容 |
1 |
党群类 |
DQ |
党群部门形成的文件材料 |
2 |
行政类 |
XZ |
行政职能部门形成的文件材料（不含教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会类） |
3 |
教学类 |
JX |
教学管理和教学实践中形成的文件材料 |
4 |
科研类 |
KY |
科学研究和科研实践中形成的文件材料 |
5 |
基建类 |
JJ |
主要包括基建管理和基建项目建设中形成的文件材料 |
6 |
设备类 |
SB |
主要包括仪器设备工作管理和仪器设备购买至报废各个环节中形成的文件材料 |
7 |
财会类 |
CK |
财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料 |
8 |
声像类 |
SX |
学校在各项活动中的有保存价值的照片、录音、录像、 光盘等 |
9 |
实物类 |
SW |
有保存价值的奖品、字画、旧印章、纪念品等 |
10 |
出版类 |
CB |
出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料 |
11 |
外事类 |
WS |
外事工作管理和外事活动中形成的文件材料 |
四、二级类目的设置和标识
二级类目是对一级类目的细分，细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质进行设置。
二级类目的标识，采用双位制。如“综合”为11，其余二级类目依次为12、 13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。
二级类目的设置、标识及相对应的主要内容见表二。
表二：
一级类目标识符号 |
二级类目标识符号 |
主要内容 |
DQ(党群) |
11 |
党务综合 |
12 |
纪检监察 |
13 |
组织、党校 |
14 |
宣传教育 |
15 |
统战 |
16 |
工会 |
17 |
共青团工作 |
18 |
学生管理 |
XZ(行政) |
11 |
行政综合 |
12 |
人事 |
13 |
审计 |
14 |
武装保卫 |
15 |
后勤服务 |
16 |
档案 |
17 |
固定资产 |
18 |
图书文博 |
19 |
网信 |
21 |
校企合作 |
JX(教学) |
11 |
综合 |
12 |
专业课程与实训基地建设 |
13 |
招生毕业就业创业 |
14 |
学籍管理 |
15 |
课堂教学与教学实践 |
16 |
继续教育 |
17 |
教材 |
18 |
教学质检评估 |
KY(科研) |
11 |
综合 |
12 |
科研项目 |
JJ(基本建设) |
11 |
综合 |
12 |
单项工程项目 |
SB(设备) |
11 |
综合 |
12 |
仪器设备项目 |
CB(出版) |
11 |
综合 |
12 |
报纸 |
13 |
刊物 |
14 |
书稿 |
15 |
音像 |
WS(外事) |
11 |
综合 |
12 |
出国（境） |
13 |
来校 |
14 |
国际合作与会议 |
15 |
外国留学生工作 |
CK(财会) |
11 |
综合 |
12 |
会计报表 |
13 |
会计帐簿 |
14 |
会计凭证 |
15 |
工资清册（奖金、助学金入此） |
SX(声像) |
12 |
照片档案 |
13 |
录音带 |
14 |
录像带 |
15 |
幻灯片 |
16 |
磁盘 |
18 |
缩微胶片 |
19 |
光盘 |
SW(实物) |
12 |
印章 |
13 |
锦旗 |
14 |
奖杯 |
15 |
奖牌 |
16 |
奖状 |
17 |
赠品 |
18 |
字画 |
19 |
其他（基地牌入此) |
五、档号的结构、模式和标识
（一）档号的结构
档号的结构包括全宗号、分类号、年度号、保管期限、案卷号（件号）五个部分。全宗号是档案馆指定给立档单位的代号，我校由三个立档机构合并而成，共有四个全宗号。按照归档文件整理规则（DA/T 22—2015）对全宗属类代码的规定，全宗号用四位代码标识，我校全宗号采用字母与数字的结合标识全宗顺序，即：第一位用汉语拼音字母标识，后三位用三位阿拉伯数字标识，四个立档单位全宗号为“A001”“B002”“C003”“D004”，分别代表衡阳财政会计学校、衡阳技术学院、衡阳机械技工学校、湖南财经工业职业技术学院；分类号是档案的主体，一般由一、二级类目代号组成；年度号由四个阿拉伯数字组成；案卷号、件号是所选择的分类号中最下位类顺序编码，案卷号由三位阿拉伯数字组成，件号由四位阿拉伯数字组成；保管期限划分为永久、30年、10年，分别以代码“Y”“D30”“D10”标识。
（二）档号模式
鉴于学校2021年之前的各门类档案沿用一级类目划分，按一级类目进行档号编制，2021年后产生的各门类档案按一、二级类目代号组合方式进行档号编制。
一级类目档号模式为：
全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—案卷号（盒号）—件号
示例：2004年党群类永久第1盒第1件党委会议记录，
档号：D004—DQ·2004—Y—001—0001
二级类目档号模式为：
全宗号—年度—档案分类代码—保管期限—案卷号（盒号）—件号
示例：2022年行政类永久第1盒第1件院务会议记录，
档号：D004—2022—XZ11—Y—001—0001
（三）档号的标识
采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。年度号、分类号、件号（案卷号）、保管期限之间，用连接符号“一”连接。
例如：2001年衡阳市财政会计学校教学类长期第1卷第10件档案，可标为：A001—JX·2001—长期—001—0010
六、库房档案的排架方式
从维护学校档案的整体性和方便查找考虑，学校档案排架根据室藏数量、自身条件，按照“从上到下、从左到右”的原则，采取“类目—年度”排架方式纵向排列。
七、各门类档案档号的编制
学院档案以件和卷为单位进行整理，以卷为单位的档案门类有：教学类、财会类、基建类、科研类、照片类、出版类、设备类、产品类，以及2000年之前形成的学校档案；以件为单位的档案门类有：党群类、行政类、实物类。
（一）党群行政类档案
党群类行政类档案代码分别为“DQ”“XZ”。
档号编制结构为：
一级类目档号模式为：
全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—案卷号（盒号）—件号
二级类目档号模式为：
全宗号—年度—档案分类代码—保管期限—案卷号（盒号）—件号
示例如下：
D004—DQ·2019—D30—015—0018
D004—2023—XZ12—D30—016—0018
（二）教学类档案
教学类档案代码为“JX”。
档号编制结构为：
一级类目档号模式为：
全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—案卷号（盒号）—序号
二级类目档号模式为：
全宗号—年度—档案分类代码—保管期限—案卷号（盒号）—序号
示例如下：
D004—JX·2008—Y—033—0020
D004—2023—JX14—D30—019—0013
（三）外事类档案
外事档案代码为“WS”。类别代码分别为：综合“11”、出国（境）“12”、来校“13”、国际合作与会议“14”、外国留学生工作“15”。
档号编制结构为：
全宗号—年度—档案分类代码—保管期限—案卷号（盒号）—件号
示例如下:
D004—2023—WS11—Y—019—0011
（四）实物档案
实物档案代码为“SW”。类别代码分别为：印章“12”、锦旗“13”、奖杯“14”、奖牌“15”、奖状“16”、赠品“17”、字画“18”其他“19”。
档号编制结构为：
全宗号—年度—档案分类代码—件号
示例如下:
D004—2018—SW15—0116
（五）财务档案
会计档案代码为“CK”。类别代码分别为：综合“11”、会计报表“12”、会计帐簿“13”、会计凭证“14”、工资清册“15”。
档号编制结构为：
全宗号—年度—档案分类代码—保管期限—案卷号
示例如下：
D004—2016—CK11—D30—006
（六）基建档案
基建档案门类代码为“JJ”，类别代码为：综合“11”。
档号编制结构为：
全宗号—档案分类代码—案卷号
示例如下：
D004—JJ11—007
（七）科研档案
科研档案门类代码为“KY”，类别代码分别为：综合“11”、科研项目“12”。
档号编制结构为：
全宗号—档案分类代码—案卷号
示例如下：
D004—KY12—182
（八）设备类档案
设备档案门类代码为“SB”，类别代码分别为：综合“11”、仪器设备项目“12”。
档号编制结构为：
全宗号—档案分类代码—案卷号
示例如下：
D004—SB11—007
（九）声像档案
声像档案门类代码为“SX”，类别代码分别为：照片档案“12”、录音“13”、录像“14”、幻灯片“15”、磁盘“16”、缩微胶片“18”、光盘“19”。
档号编制结构为：
全宗号—年度—档案分类代码—案卷号—件号
示例如下：
B002—SX12—011—0020
（十）出版类档案
出版类档案门类代码为“CB”，类别代码分别为：综合“11”、报纸“12”、刊物“13”、书稿“14”、音像“15”。
档号编制结构为：
全宗号—档案分类代码—案卷号
示例如下：
D004—CB11—007
（十一）干部人事档案
学院人事档案由人事部门统一管理，按照中共中央办公厅《干部人事档案工作条例》等有关规定执行。
八、关于实体分类中几个问题的说明
（一）依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第 8 号）、《机关档案管理规定》（国家档案局第 13 号令）等有关规定，鉴于学院合并之前，三校立档单位档案分类办法不一致，为维护档案原始性，原衡阳技术学院和市机械技工学校两个学校档案遵循机关行业文书档案分类法进行档号编制，保管期限为永久、长期、短期，分别以代码“永久”“长期”“短期”标识。
档号编制结构为：
全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—案卷号—件号
示例：B002—WS·1997—永久—030—0001
（二）按照高校档案管理办法，二级学院的重要档案应移交到学院综合档案部门进行集中归档，没有移交的部分档案可以由二级学院自行保管。
